การเขียนรายงานของพนักงานรักษาความปลอดภัย สำคัญอย่างไร?

พนักงานรักษาความปลอดภัย (รปภ.) มีหน้าที่หลักคือรักษาความปลอดภัยทั้งชีวิตและทรัพย์สิน รวมทั้งระงับเหตุและรักษาความสงบเรียบร้อยในสถานที่ที่รับผิดชอบ เมื่อมีการกระทำผิดหรือมีเหตุร้ายเกิดขึ้น รปภ. จะต้องแจ้งตำรวจท้องที่ทันที จะเห็นได้ว่า พนักงานรักษาความปลอดภัย เป็นบุคคลที่ช่วยเฝ้าดูแลสถานที่ เมื่อเกิดเหตุขึ้น ก็จะเป็นบุคคลแรกที่เป็นทั้งผู้แจ้งเหตุกับตำรวจและเป็นพยานได้ด้วย ดั้งนั้น การปฏิบัติหน้าที่ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของพนักงานรักษาความปลอดภัยที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำก็คือ การเขียนรายงาน

การเขียนรายงานของพนักงานรักษาความปลอดภัยนั้น นอกจากเพื่อให้ทราบถึงเหตุการณ์และเรื่องราวที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับการปฏิบัติงานแล้วนั้น ที่สำคัญก็เพื่อเป็นหลักฐานในการสืบสวนของเจ้าพนักงานตำรวจด้วย บางครั้งในการบันทึกเหตุการณ์ประจำวันของพนักงานรักษาความปลอดภัย ข้อมูลที่บันทึกอาจเป็นประโยชน์ต่อเจ้าพนักงานตำรวจในการสืบสวนหาตัวผู้กระทำผิดได้

การเขียนรายงานของพนักงานรักษาความปลอดภัยนั้นมี 2 ประเภท

ประเภทที่ 1 การเขียนรายงานประจำวันทั่วไป
เป็นการเขียนรายงานบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ซึ่งเกี่ยวข้องกับงานในหน้าที่รักษาความปลอดภัย เช่น การเข้าเวร การรับหน้าที่เวร เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในขณะปฏิบัติหน้าที่เวร เป็นต้น

ประเภทที่ 2 การเขียนรายงานเหตุการณ์
เป็นการเขียนรายงานเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นการเฉพาะเรื่อง เป็นเหตุการณ์ที่สำคัญที่เกิดขึ้นในระหว่างการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานรักษาความปลอดภัย นอกจากที่บันทึกในรายงานประจำวันแล้ว ต้องทำเป็นรายงานแยกต่างหากจากรายงานประจำวัน เพื่อรายงานให้ทางบริษัทรักษาความปลอดภัยทราบ และเก็บไว้เป็นหลักฐาน

ลักษณะของการเขียนรายงานที่ดี

1. ข้อความสมบูรณ์ การรายงานนั้นต้องมีใจความและเนื้อหาสาระสำคัญ สมควรต้องมีรายละเอียดเหตุการณ์ หรือสิ่งที่ต้องรายงานทุกขั้นตอนจะต้องครบถ้วนตามที่เกิดขึ้นตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งผู้อ่านสามารถเข้าใจเหตุการณ์หรือเรื่องราวที่เกิดขึ้นได้ และเนื้อความของการรายงานจะต้องประกอบด้วย
   • ใคร หมายถึง ผู้ที่เกี่ยวข้องในเหตุการณ์หรือเรื่องราวที่เกิดขึ้น ต้องระบุให้ชัดเจนในรายงาน เช่น คนที่มาก่อเหตุลักทรัพย์ในเขตรับผิดชอบนั้น เป็นใคร ชื่ออะไร ลักษณะการแต่งกายเป็นอย่างไร
   • อะไร หมายถึง เกิดการเสียหายอะไรขึ้น เหตุเกิดจากอะไร มีสิ่งใดเสียหายบ้าง เช่น กรณีคนร้ายเข้ามางัดประตูของสำนักงาน ต้องตรวจดูว่า ประตูเสียหายเพียงใด และมีทรัพย์สินสูญหายไปบ้าง
   • เมื่อไร หมายถึง เวลาที่เกิดเหตุการณ์นั้น ๆ ว่า เกิดขึ้นเมื่อวันเวลาใด
   • ที่ไหน หมายถึง สถานที่เกิดเหตุการณ์นั้น ๆ
   • ทำไม หมายถึง สาเหตุที่เกิดเหตุการณ์นั้นขึ้นเอง จะต้องบอกถึงเหตุการณ์หรือสาเหตุแห่งการกระทำผิดของคนร้าย หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
   • อย่างไร หมายถึง พฤติการณ์ที่เกิดเหตุขึ้น ว่ามีพฤติการณ์อย่างไร เช่น คนร้ายทำทีมาเดินเลือกซื้อสินค้าภายในร้านแล้วฉวยโอกาสที่พนักงานในร้านเผลอแล้วลักเอาทรัพย์ไป เป็นต้น
2. ข้อความกะทัดรัด ข้อความที่เขียนในรายงานจะต้องกะทัดรัดไม่ยาวหรือสั้นจนเกินไป อ่านแล้วง่ายต่อการทำความเข้าใจ

บริษัท รักษาความปลอดภัย ชินณพัฒน์ ซีเคียวริตี้ ผู้เชี่ยวชาญบริการรักษาความปลอดภัยในเชียงใหม่และจังหวัดใกล้เคียง ให้บริการครบวงจร ตอบโจทย์ทุกความต้องการ บริการรักษาความปลอดภัย บริการอำนวยความสะดวกด้านจราจร บริการดูแลความปลอดภัยบุคคลสำคัญ และบริการพนักงานป้องกันระงับอัคคีภัย ด้วยทีมงานระดับคุณภาพ กับประสบการณ์ที่มากกว่า 10 ปี พร้อมดูแลความปลอดภัยด้วยความจริงใจ สนใจติดต่อเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ 052-010212 หรือ shinnapatsecurity.com/contactus

ค้นหาบริการเพิ่มเติม : บริการรักษาความปลอดภัย , บริการอำนวยความสะดวกด้านจราจร , บริการดูแลความปลอดภัยบุคคลสำคัญ , บริการพนักงานป้องกันระงับอัคคีภัย